"De integratie werd volledig uit handen genomen, geen handleidingen of voorbeeld-pdf's, gewoon geregeld. Vragen worden supersnel beantwoord via WhatsApp en met verbetersuggesties wordt echt iets gedaan: meerdere ideeën die ik aandroeg waren binnen no-time geïmplementeerd. Zo hoort samenwerken met een softwarepartij te voelen."
ShakalohaNederlands lifestylemerk
4-6 min
Handmatig werk bespaard
Handmatige tijd per terugkerende e-mail vóór NexReply
Controle of automatisch
Zelf kiezen of automatisch
Controle of automatische verzending afhankelijk van het vraagtype
Volledig ontzorgd
Volledig ontzorgd
Inrichting en implementatie volledig verzorgd door NexReply
Over de klant
Over Shakaloha
Shakaloha is een Nederlands lifestylemerk dat wereldwijd bekendstaat om duurzame wollen jassen en kleding uit Nepal. De internationale webshop bedient klanten uit Europa en daarbuiten.
Het probleem
De uitdaging: veel dezelfde vragen voor een klein team
Het compacte klantenserviceteam van Shakaloha ontving dagelijks tientallen terugkerende vragen over bestellingen, leveringen, retouren en producten. Iedere e-mail kostte gemiddeld 4-6 minuten. Op drukke dagen liep de inbox snel vol en konden klanten langer wachten. Veel tijd ging verloren aan repetitief werk, waardoor er minder capaciteit overbleef voor uitzonderingen en complexe vragen.
Meest voorkomende e-mail scenario's bij Shakaloha
🚚 Waar blijft mijn bestelling en wanneer wordt mijn pakket geleverd?
🔄 Hoe werkt retourneren?
📦 Kan ik mijn bestelling nog wijzigen?
🧶 Welke maat past het beste?
✨ Is een product nog op voorraad?
Gevolg van de hoge supportdruk
Een volle inbox, langere wachttijden op drukke dagen en minder tijd voor uitzonderingen en complexe vragen.
4-6 minHandmatige tijd per e-mail
De keuze
Waarom NexReply: geen losse chatbot, maar één gecontroleerde workflow
Shakaloha zocht geen standaard chatbot of losse AI-agent. De oplossing moest binnen de bestaande e-mailworkflow werken en beschikbare relevante orderinformatie gebruiken. NexReply herkent vragen, verrijkt ze waar nodig en stelt een passend antwoord op. Afhankelijk van het vraagtype volgt controle of automatische verzending, met behoud van menselijke controle.
⚠Voorheen
×Handmatig 4-6 minuten per e-mail
×Reactie vaak pas na 5-6 uur
×Standaard tickets en backlogs
×Geen directe API-koppeling met Lightspeed
✓Met NexReply
✓Beschikbare relevante orderinformatie gebruiken
✓Antwoorden op basis van beschikbare informatie
✓Controle of automatische verzending
✓Antwoorden passend bij de bestaande werkwijze
Gestelde harde eisen:
✓Beschikbare relevante orderinformatie gebruiken
✓Antwoorden op basis van beschikbare informatie
✓Controle of automatische verzending
✓Antwoorden passend bij de bestaande werkwijze
De aanpak
De oplossing: NexReply als slimme automatiseringslaag
Shakaloha implementeerde NexReply als centrale automatiseringslaag. Inkomende vragen worden herkend en waar nodig verrijkt. Afhankelijk van het vraagtype volgt controle of automatische verzending.
Ingerichte automatiseringen
Order on hold
Informeert klanten direct over betalings- of adreschecks.
Backordercommunicatie
Geeft nauwkeurige updates over verwachte levertijd.
Retourprocedure
Verstuurt automatisch het juiste retourlabel.
Vertraagde levering
Haalt live status op en stelt klant proactief op de hoogte.
Voorraad- en restockvragen
Koppelt vragen aan actuele restocking dates.
Nazenden / Herzenden
Via de koppeling met de fulfillment partner worden automatisch nazendingen of volledige herzendingen gedaan zonder in te hoeven loggen op het portaal van de partner.
Antwoorden zijn gebaseerd op:
Tone of voice
Helder, behulpzaam en passend bij Shakaloha.
Bedrijfsregels
Antwoorden op basis van goedgekeurde instructies en actuele data.
Beschikbare informatie
Beschikbare relevante informatie.
Operationele procesflow
6 stappen van binnengekomen mail tot afhandeling
1E-mail komt binnen
Klant e-mailt naar support@shakaloha.nl
2Vraagtype herkend
NexReply analyseert de exacte intentie
3Actuele data opgehaald
Cadeaubon-, order- en verzenddata
4Regels gecontroleerd
Bedrijfsregels en templates gecheckt
5Antwoord opgesteld
Foutloos opgesteld in tone of voice van het merk
6Verzonden of escalatie
✓ Automatisch verzonden
↗ Naar medewerker
Technologie
NexReply werkt met beschikbare informatie
NexReply verrijkt antwoorden met beschikbare relevante informatie.
🛒
Lightspeed
Orderinformatie
Klant informatie
Bestelstatus
⚡
NexReply
Systeem & Infrastructuur
🏭
MyParcel
Verzending
Tracking
Bezorgstatus
📬
Beschikbare informatie
NexReply werkt met beschikbare relevante informatie.
"
"Supersnelle ondersteuning, korte lijnen en een team dat écht luistert. Ideeën worden niet op een backlog gezet, maar daadwerkelijk snel opgepakt. Dat maakt NexReply voor ons veel meer dan alleen een softwareleverancier."
Team ShakalohaDuurzame Mode & Nepal Projecten
Beschikbare informatie
✓Beschikbare informatie
Beschikbare informatie
✓Beschikbare informatie
Onboarding
Implementatie: volledig verzorgd en persoonlijk
Implementatie
Volledig verzorgd door NexReply; geen technische handleidingen, voorbeeldbestanden of ingewikkelde configuratie voor Shakaloha.
ShakalohaDuurzame wollen jassen uit Nepal
Templates afgestemd op de bestaande werkwijze en processen geoptimaliseerd.
Eindresultaat
Resultaten met NexReply
Snellere reacties, minder inboxdruk en meer ruimte voor persoonlijke aandacht
Visueel bewijs
Handmatige tijd per terugkerende e-mail teruggebracht tot controle of automatische verzending
4-6 min
Snellere reacties
Sneller
Ontzorgde inrichting door NexReply
Volledig
Responstijd vergelijking
Van handmatig opzoekwerk naar automatische context
Voorheen
Handmatige checks
Responstijd
Langer
Teamdruk
Inboxdruk hoog
Output
Meer repetitief werk
Nu
Met NexReply
Responstijd
Sneller
Teamdruk
Lagere inboxdruk
Output
Consistente antwoorden
Bespaart uren
Terugkerende vragen vragen alleen korte controle of worden automatisch verzonden.
Overzichtelijkere inbox
Minder inboxdruk en meer overzicht.
Meer ruimte voor persoonlijke aandacht
Meer tijd voor uitzonderingen en complexe vragen.
Consistente antwoorden
Meer consistentie in de communicatie.
Marktpositie
NexReply vs. de markt
NexReply vs. de markt
Functie
NexReply
Freshdesk
Minimal AI
AI e-mailherkenning
Ja, met context
Beperkt (add-on)
Ja
Orderdata integratie
Real-time
Basis (App Store)
Soms
Concept antwoord + goedkeuring
Ja
Beperkt
Ai Agent
Nederlandse taalondersteuning
Native NL
Beperkt
Ja
Wil je dit ook voor jouw webshop?
Plan vrijblijvend een demo en ontdek hoeveel supportvragen NexReply kan automatiseren voor jouw team.
Nederlands platform
ShakalohaNederlands lifestylemerk
4-6 min
Controle of automatisch
Volledig ontzorgd
Order on hold
Backordercommunicatie
Retourprocedure
Vertraagde levering
Voorraad- en restockvragen
Tone of voice
Bedrijfsregels
Beschikbare informatie
Visueel bewijs
Bespaart uren
Overzichtelijkere inbox
Meer ruimte voor persoonlijke aandacht
Consistente antwoorden
