Naar inhoud
Nederlands platform 🛡️ AVG-compliant (GDPR) 🤝 Menselijke controle behouden ISO 27001 gecertificeerd ISO 9001 gecertificeerd
KlantcaseE-commerce • Beauty & Care

Nagelstad & Velura Nails automatiseren klantenservice met behoud van merkstem

NexReply herkent inkomende e-mails, koppelt ze aan goedgekeurde instructies en verrijkt antwoorden met order- en verzenddata, merkconsistent, in elke taal.

Plan een persoonlijke demo Bekijk alle klantcases
Nagelstad

Dankzij NexReply zijn we veel minder tijd kwijt aan repetitieve klantvragen en kunnen we klanten tegelijkertijd sneller helpen.

SidescomVelura Nails & Nagelstad
81%

Geautomatiseerd

Van inkomende supporttickets volledig zelfstandig verwerkt

< 1 min

Responstijd

Zelfstandige afhandeling van e-mails over verzending en Track & Trace

60 uur

Tijdwinst per maand

Minder handmatig opzoekwerk in Shopify, Picqer en bol.com

Over de klant

Nagelstad & Velura Nails

Sidescom bouwt met Velura Nails en Nagelstad aan twee Nederlandse e-commercemerken in nagelproducten. Nagelstad biedt een breed assortiment voor thuisgebruik en professionals. Velura Nails is het eigen transparante en veilige merk voor salonwaardige nagels die eenvoudig thuis kunnen worden aangebracht. Vanuit Nederland bedienen de shops klanten in Nederland, België en Duitsland. Met circa 2.000 orders per maand en slechts twee medewerkers is efficiënt werken geen luxe, maar een voorwaarde om te kunnen blijven groeien.

Nagelstad
Velura Nails

Het probleem

De uitdaging: Herhalende vragen en versnipperde context

Voor NexReply kostte het beantwoorden van veel e-mails onnodig tijd. Medewerkers moesten handmatig orderinformatie opzoeken en vervolgens een passend antwoord formuleren.

Meest voorkomende e-mail scenario's

  • 🚚 Verzend- en trackingvragen (waar is mijn pakket?)
  • 🔄 Retourvragen (hoe retourneer ik mijn bestelling?)
  • 📦 Voorraadvragen (is dit artikel nog beschikbaar?)

Supportbelasting rekensom

Handmatig opzoekwerk in Shopify, Picqer en bol.com kostte het team veel tijd.

  • Continue onderbrekingen voor het team
  • Langere responstijden: 24-48 uur in het weekend
  • Dreigende noodzaak om extra FTE aan te nemen
60 uurBespaard per maand

De keuze

Waarom NexReply in plaats van een AI Agent?

Nagelstad & Velura Nails wilde minder handmatig opzoekwerk in Shopify, Picqer en bol.com, met behoud van de eigen merkstem en controle over antwoorden.

Voorheen

  • Handmatig 8 uur per week bezig met inbox
  • 12-48 uur responstijd, ook in het weekend
  • Dreiging van extra personeelskosten
  • Geen realtime koppeling met magazijnstatus

Met NexReply

  • 81% tickets automatisch afgehandeld
  • 60 uur tijdwinst per maand
  • Geen extra FTE nodig bij groei
  • Shopify, Picqer en bol.com gekoppeld

Gestelde harde eisen:

  • 60 uur per maand besparen op handmatig opzoekwerk.
  • Consistente antwoorden op basis van order- en verzenddata.
  • Shopify, Picqer en bol.com gekoppeld.
  • De merkstem behouden in iedere klantreactie.

De aanpak

De oplossing: NexReply als slimme automatiseringslaag

Nagelstad & Velura Nails implementeerde NexReply als de centrale motor achter de supportinbox. Inkomende berichten worden binnen seconden geclassificeerd. Wanneer de benodigde data aanwezig is en de vraag binnen de vooraf gedefinieerde bedrijfsregels valt, stelt NexReply direct een perfect antwoord op en verzendt dit.

Ingerichte automatiseringen

Order on hold

Informeert klanten direct over betalings- of adreschecks.

Backordercommunicatie

Geeft nauwkeurige updates over verwachte levertijd.

Retourprocedure

Verstuurt automatisch het juiste retourlabel.

Vertraagde levering

Haalt live status op en stelt klant proactief op de hoogte.

Voorraad- en restockvragen

Koppelt vragen aan actuele restocking dates.

Nazenden / Herzenden

Via de koppeling met de fulfillment partner worden automatisch nazendingen of volledige herzendingen gedaan zonder in te hoeven loggen op het portaal van de partner.

Antwoorden zijn gebaseerd op:

Tone of voice

Helder, behulpzaam en passend bij Nagelstad

Bedrijfsregels

Antwoorden op basis van goedgekeurde instructies en actuele data.

Live context & data

Order- en verzenddata uit Shopify, Picqer en bol.com.

Operationele procesflow

6 stappen van binnengekomen mail tot afhandeling

  1. E-mail komt binnen

    Klant e-mailt naar klantenservice@nagelstad.nl

  2. Vraagtype herkend

    NexReply analyseert de exacte intentie

  3. Actuele data opgehaald

    Order- en verzenddata

  4. Regels gecontroleerd

    Bedrijfsregels en templates gecheckt

  5. Antwoord opgesteld

    Foutloos opgesteld in tone of voice van het merk

  6. Verzonden of escalatie

    • ✓ Automatisch verzonden
    • ↗ Naar medewerker

Technologie

API-koppelingen met Shopify, Picqer en bol.com

NexReply verrijkt antwoorden met order- en verzenddata uit Shopify, Picqer en bol.com.

  1. Shopify

    • Orderdata
    • Klantinfo
    • Bestelstatus

  2. NexReply

    • Systeem & Infrastructuur

  3. Picqer

    • Voorraad
    • Backorders
    • Verzending

bol.com Integratie

Klantvragen via bol.com centraal verwerken.

Dankzij NexReply zijn we veel minder tijd kwijt aan repetitieve klantvragen en kunnen we klanten tegelijkertijd sneller helpen.

Siebe MustsaersNagelstad & Velura Nails

Shopify API

  • Ordergegevens
  • Klantinformatie
  • Productdetails
  • Bestelstatus

Picqer

  • Voorraad
  • Backorders
  • Verzending en tracking
  • Vertragingen en nabestellingen

Onboarding

Implementatie: gecontroleerd en persoonlijk

Wanneer een klant vraagt naar een vertraagd, zoekgeraakt of nog niet verwerkt pakket, kan NexReply via de API-koppelingen direct de relevante bestelling en verzendstatus controleren. Op basis daarvan volgt een passend antwoord, zonder dat een medewerker verschillende systemen hoeft te openen.

Onboarding Review

Vooral het persoonlijke contact maakt voor ons een groot verschil. Je krijgt niet simpelweg een tool waar je vervolgens zelf alles in moet uitzoeken. Het NexReply-team denkt proactief mee, reageert snel en helpt ons continu om meer uit het systeem en onze automatiseringen te halen.

Siebe MutsaersVelura & Nagelstad

Zelfs met begincontrole werd direct tijdwinst gerealiseerd.

Eindresultaat

Resultaten met NexReply

81% van repetitieve supportvragen geautomatiseerd

Visueel bewijs

Herhaalvragen geautomatiseerd
81%
Responstijd (was 24u)
< 1 min
Tijdwinst per maand
60 uur

Responstijd vergelijking

Van handmatig opzoekwerk naar automatische context

Voorheen

Handmatig

Responstijd
24 - 48 Uur
Teamdruk
Inboxdruk hoog, maandagochtenden stressvol
Output
Mensen handmatig beantwoorden, meer kans op fouten

Nu

Met NexReply

Responstijd
< 1 Minuut
Teamdruk
Lagere inboxdruk, meer rust in de supportstroom
Output
Consistente communicatie, sneller en correcter

Geen FTE-uitbreiding nodig

81% van e-mails over verzending en Track & Trace zelfstandig afgehandeld.

Lagere inboxdruk

Minder piekdrukte door sneller en consistenter antwoord.

Meer tijd voor marketing

60 uur tijdwinst per maand.

Consistente communicatie

Meer tijd voor uitzonderingen.

Marktpositie

NexReply vs. de markt

NexReply vs. de markt
FunctieNexReplyZendeskTrengo
AI e-mailherkenning Ja, met context Beperkt (add-on) Nee
Orderdata integratie Real-time Basis (App Store) Alleen via API
Concept antwoord + goedkeuring Ja Nee Niet gespecificeerd
Nederlandse taalondersteuning Native NL Slechts tickets Ja

Wil je dit ook voor jouw webshop?

Plan vrijblijvend een demo en ontdek hoeveel supportvragen NexReply kan automatiseren voor jouw team.

Plan een persoonlijke demo Bekijk meer klantcases
Bekijk alle klantcases