Naar inhoud
Nederlands platform 🛡️ AVG-compliant (GDPR) 🤝 Menselijke controle behouden ISO 27001 gecertificeerd ISO 9001 gecertificeerd

🔍ZO WERKT NEXREPLY

Van klantvraag tot complete afhandeling

Bekijk hoe NexReply iedere klantvraag herkent, aan actuele gegevens en bedrijfsregels koppelt en vervolgens automatisch afhandelt of bij je team klaarzet voor controle.

Dit proces kan voor ieder terugkerend vraagtype worden ingericht.

We brengen daarom eerst in kaart welke vragen binnen jouw klantenservice vaak voorkomen. Vervolgens koppelen we deze aan de juiste kennis, databronnen, bedrijfsregels en vervolgstappen, zodat NexReply ze automatisch kan afhandelen of gecontroleerd kan klaarzetten voor je team.

  1. 1Herkennen en classificeren

    NexReply analyseert elk inkomend e-mail of marktplaatsbericht. Onze AI herkent direct het onderwerp en de bedoeling van de klant, zoals 'waar is mijn pakket?' of 'ik wil retourneren'.

    Herkennen en classificeren

  2. 2Klant en bestelling koppelen

    NexReply zoekt automatisch de bijbehorende klant en bestelling op in je gekoppelde systemen. Zo beschikt het gesprek direct over de juiste ordergegevens en actuele context.

    Klant en bestelling koppelen

  3. 3Actuele status controleren

    Het platform haalt de beschikbare order- en verzendstatus op uit je webshop, fulfilment- of verzendsysteem. Zo wordt duidelijk waar de bestelling zich bevindt en wanneer de levering wordt verwacht.

    Actuele status controleren

  4. 4Bedrijfsregels toepassen

    NexReply controleert welke afspraken voor deze situatie gelden. Mag er direct een nieuwe zending worden aangemaakt, is eerst controle nodig of moet de vraag naar een medewerker?

    Bedrijfsregels toepassen

  5. 5Antwoord opstellen

    NexReply stelt een passend antwoord op met actuele gegevens, goedgekeurde kennis, antwoordtemplates en jullie eigen tone of voice. Zo sluit ieder antwoord aan op de klantvraag én op jullie werkwijze.

    Antwoord opstellen

  6. 6Controleren of automatisch verzenden

    De ingestelde bedrijfsregels bepalen wat er vervolgens gebeurt. Veilige, veelvoorkomende vragen kunnen automatisch worden beantwoord. Bij twijfel, een uitzondering of een gevoelig scenario wordt het antwoord eerst klaargezet voor controle door een medewerker.

    Controleren of automatisch verzenden

  7. 7Afhandelen en vastleggen

    Na verzending wordt het gesprek afgehandeld en vastgelegd. Het verzonden antwoord, de gebruikte gegevens, genomen beslissingen en eventuele acties blijven inzichtelijk voor controle, rapportage en verdere verbetering.

    Afhandelen en vastleggen

REVIEW MODUS

Start met volledige controle

NexReply zet conceptantwoorden klaar die je team eerst controleert, aanpast en goedkeurt. Er wordt niets automatisch verzonden totdat jullie daar zelf klaar voor zijn. Aanpassingen en goedgekeurde antwoorden worden gebruikt om de kennis, instructies en antwoordtemplates steeds verder te verbeteren.

  • Ieder antwoord wordt vóór verzending gecontroleerd
  • Goedkeuren, aanpassen en verzenden vanuit één workflow
  • Stapsgewijs leren welke vragen veilig geautomatiseerd kunnen worden
Illustratief voorbeeld van NexReply

VAN REVIEW NAAR AUTOMATISCH

Gecontroleerd automatiseren in je eigen tempo

Je hoeft niet in één keer volledig te automatiseren. NexReply begint onder menselijke controle en automatiseert pas wanneer een scenario voldoende is ingericht, getest en goedgekeurd.

Fase 1: Inrichten en reviewen

We koppelen de benodigde systemen en richten kennis, antwoordtemplates en bedrijfsregels in. NexReply zet conceptantwoorden klaar, terwijl je team ieder antwoord controleert en goedkeurt.

Fase 2: Selectief automatiseren

Veelvoorkomende en bewezen scenario’s kunnen automatisch worden afgehandeld. Andere vragen blijven in review, zodat je team de controle behoudt.

Fase 3: Beheerst opschalen

Op basis van resultaten kunnen steeds meer goed werkende scenario’s worden geautomatiseerd. Gevoelige vragen, afwijkingen en uitzonderingen blijven altijd bij je team.