1000 orders per maand en 87% van de support klantvragen automatisch afgehandeld. Zonder AI-chatbot. 

Hoe We Are Wovens repetitieve supportvragen met NexReply oploste. Snellere responstijden. Minder inboxdruk. Meer focus op groei.

Over We Are Wovens 

Branche: E-commerce – duurzame wollen producten
Platform: WooCommerce
Fulfilment: Monta WMS (API-koppeling)
Orders: ±1000 per maand
Team: 4 medewerkers
Actief in: Nederland & Europa

We Are Wovens is een snelgroeiende WooCommerce webshop voor duurzame wollen producten. Met groei ontstond een constante stroom herhalende supportvragen, iets wat met een klein team direct voelbaar werd.

Wat begon als een passie voor kwalitatieve, eerlijke producten groeide uit tot een internationale e-commerce speler. Founder Ilse van Drie bouwde het merk We Are Wovens met veel aandacht voor persoonlijk klantcontact.  Maar met groei kwam ook een uitdaging:

Toen onze webshop begon te groeien, groeide onze inbox net zo hard mee.

De uitdaging: structureel repetitieve supportvragen automatiseren zonder chatbot

Voor e-commerce klantenservice automatisering zonder chatbot was We Are Wovens op zoek naar een oplossing om repetitieve supportvragen van ~1000 orders per maand te verminderen er was een constante stroom herhalende supportvragen, zoals:

• Wat is de levertijd?
• Wanneer is maat X weer op voorraad?
• Wanneer wordt mijn (na)bestelling verzonden?
• Kan ik mijn bestelling wijzigen?
• Hoe werkt retourneren?
• Waarom is mijn order vertraagd?

Voor elke vraag moest handmatig worden gecontroleerd in WooCommerce en Monta WMS. Gemiddeld kostte dit 5–7 minuten per e-mail.

Bij 1000 orders per maand betekent dit al snel tastbare tijdsbesteding:

• ≈ 20% herhaalvragen → ~200 mails per maand
• 87% geautomatiseerd → ~174 mails automatisch afgehandeld
• 174 × 6 minuten ≈ 1044 minuten ≈ 17,4 uur per maand bespaard

Die tijd ging dagelijks op aan repetitieve taken, wat leidde tot:

• Continue onderbrekingen in de workflow
• Langere responstijden tijdens piekperiodes
• Minder tijd voor marketing en groei
• Onnodige supportkosten

Met een klein team voel je die druk direct.

Waarom geen standaard AI-chatbot?

We Are Wovens wilde géén afstandelijke chatbot die generieke antwoorden geeft. Het moest automatiseren zonder afstand te creëren tot de klant.

De oplossing moest:
✔ Tijd besparen
✔ Consistente antwoorden geven
✔ Integreren met WooCommerce & Monta WMS
✔ De persoonlijke tone of voice behouden

De oplossing: NexReply als slimme automatiseringslaag

NexReply werd ingericht als slimme eerste laag vóór de inbox, geen vervanging van het team, maar een gecontroleerde workflow die repetitieve vragen herkent en automatisch het juiste antwoord voorbereidt.

Dit betekent: géén chatbot-ervaring met generieke antwoorden, maar *automatisch voorgestelde reacties* die gecontroleerd en verzonden worden door het team met behoud van kwaliteit en merkbeleving.

Ingerichte automatiseringen

Voor We Are Wovens zijn templates ingericht voor de meest voorkomende vraagtypes:

• Order on hold
• Backorder communicatie
• Retourprocedure
• Vertraagde levering
• Voorraad- / restockvragen

Antwoorden zijn gebaseerd op:

• Eigen tone of voice
• Vastgelegde instructies
• Context en data uit WooCommerce & Monta WMS

Cruciaal: API-koppeling met WooCommerce & Monta WMS

Automatisering werkt alleen als de data betrouwbaar is. Daarom is een directe API-koppeling gelegd tussen NexReply, WooCommerce en Monta WMS.

WooCommerce levert realtime toegang tot:

• Ordergegevens
• Klantinformatie
• Productdetails
• Bestelstatus

Monta WMS geeft realtime inzicht in:

• Voorraad
• Backorders
• Verzending & tracking
• Vertragingen
• Nabestellingen

Dankzij deze koppelingen worden alle relevante data automatisch opgehaald en verwerkt in de juiste antwoordtemplates zonder handmatig zoeken.

Dankzij de API-gebaseerde service automatisering en koppeling met WooCommerce en Monta kunnen we veel sneller reageren. Alles staat direct klaar in het systeem NexReply.

Implementatie: gecontroleerd & persoonlijk

De onboarding was gestructureerd en persoonlijk begeleid. In het begin werd iedere automatische suggestie gecontroleerd voordat deze werd verzonden, zodat kwaliteit en merkbeleving gewaarborgd bleven.

Dankzij Kevin hebben we onze meest voorkomende vragen vertaald naar slimme templates met relevante context.

Zelfs met begincontrole werd direct tijdwinst gerealiseerd.

Resultaten met NexReply

87% van repetitieve supportvragen geautomatiseerd met NexReply

Na implementatie was direct zichtbaar hoeveel vragen structureel geautomatiseerd konden worden.

Strategische impact

Automatisering van 87% van herhaalvragen betekent een directe verlichting van tientallen uren supportwerk per maand tijd die nu kan gaan naar groei.

• Geen directe FTE-uitbreiding nodig
• Lagere supportdruk
• Ruimte voor marketing & groei
• Consistente, persoonlijke communicatie

Samenvatting

We Are Wovens bewijst dat je als groeiende e-commerce webshop klantenservicevragen kunt automatiseren zonder chatbot en zonder afstand tot je klant.

Met NexReply:

✔ 87% van repetitieve vragen geautomatiseerd
✔ WooCommerce + Monta WMS geïntegreerd
✔ ~17 uur per maand bespaard
✔ Snellere responstijd
✔ Lagere inboxdruk
✔ Meer focus op groei
✔ Geen afstandelijke chatbot,  wél slimme automatisering

Quote van Founder Ilse:

“Als je webshop groeit maar je team niet even hard kan meegroeien, is NexReply een hele slimme tussenstap. Geen afstandelijke chatbox, maar slimme ondersteuning en met Kevin heb je iemand die echt met ons meedenkt.”