Zeker een aanrader. In het begin twijfelden we of de AI onze manier van antwoorden wel goed zou begrijpen, maar dat heeft ons echt verrast. De antwoorden sluiten aan bij hoe wij communiceren. Uiteindelijk hoeven we alleen nog te controleren.
Chris Martins de SousaEigenaar, PortugeseProducten.nl
75%
Geautomatiseerd
Van inkomende repetitieve supporttickets volledig zelfstandig opgesteld
<24 uur
Responstijd
Snelle antwoorden binnen een werkdag in plaats van 2-3 werkdagen
5-8 uur
Tijdwinst per week
Minder handmatige inboxdruk en herhalingen voor het team
Over de klant
Over PortugeseProducten.nl
PortugeseProducten.nl is een WooCommerce-webshop en groothandel in levensmiddelen, gespecialiseerd in Portugese producten voor zowel consumenten als zakelijke klanten. Met een compact team verwerken zij wekelijks meer dan 200 webshoporders vanuit hun locatie in Barendrecht. Goede en duidelijke klantcommunicatie is voor hen essentieel, maar moest wel schaalbaar blijven binnen een klein team.
Het probleem
De uitdaging: groeiende administratieve klantvragen verwerken met een compact team
Voor de invoering van NexReply was het bijhouden van klantvragen een flinke uitdaging. Met een beperkt aantal mensen op kantoor was er simpelweg niet altijd voldoende tijd om de mailbox structureel en efficiënt bij te houden. Met name herhalende vragen zorgden voor druk op het team, zoals wanneer een bestelling geleverd wordt, waar een order blijft en wat te doen als er een product mist.
Meest voorkomende e-mail scenario's
📦 Bezorgdagen & Verzendkosten
📦 Track & Trace updates
✏️ Bestelling wijzigen of annuleren
✏️ Producten missend of beschadigd
⏱️ Voorraad- en afhaalvragen
Supportbelasting rekensom
Vóór NexReply besteedde het team dagelijks anderhalf tot twee uur aan het beantwoorden van identieke status- en verzendvragen door handmatig systemen te controleren.
✓Continue onderbrekingen voor het team
✓Langere responstijden: 2-3 werkdagen
✓Dreigende noodzaak om extra FTE aan te nemen
200+Webshoporders per week
De keuze
Waarom NexReply in plaats van een standaard AI-chatbot?
PortugeseProducten.nl koos bewust niet voor een chatbot of volledig autonome AI-agent, maar voor NexReply als slimme ondersteuning van hun bestaande klantenservice. Met NexReply werken zij met duidelijke templates voor veelvoorkomende vragen en AI-voorstellen op basis van hun eigen informatie.
⚠Voorheen
×Handmatig 1.5-2 uur per dag bezig met inbox
×Responstijd van 2-3 werkdagen
×Dreiging van extra personeelskosten
×Geen realtime koppeling met WooCommerce
✓Met NexReply
✓75% tickets automatisch afgehandeld
✓Responstijd onder de 1 werkdag (vaak <24u)
✓Geen extra FTE nodig bij groei
✓Live koppeling WooCommerce
Gestelde harde eisen:
✓Tijd besparen op terugkerende administratieve klantvragen
✓Consistente antwoorden die altijd kloppen met de live WooCommerce-status
✓Directe WooCommerce API-koppeling
✓Klantcommunicatie schaalbaar houden binnen een compact team
De aanpak
De oplossing: NexReply als slimme automatiseringslaag
PortugeseProducten.nl implementeerde NexReply als de centrale motor achter de support-inbox. Inkomende berichten worden binnen seconden geclassificeerd. Wanneer de benodigde data aanwezig is en de vraag binnen de vooraf gedefinieerde bedrijfsregels valt, stelt NexReply direct een perfect antwoord op en verzendt dit.
Ingerichte automatiseringen
Bezorgdagen & Verzendkosten
Informeert klanten direct over bezorgdagen en verzendkosten.
Track & Trace updates
Geeft actuele updates over de status van de zending.
Bestelling wijzigen of annuleren
Verstuurt direct de juiste procedure voor wijzigingen.
Producten missend of beschadigd
Haalt live status op en stelt klant proactief op de hoogte.
Voorraad- en afhaalvragen
Koppelt vragen aan actuele restocking dates.
Nazenden / Herzenden
Via de koppeling met de fulfillment partner worden automatisch nazendingen of volledige herzendingen gedaan zonder in te hoeven loggen op het portaal van de partner.
Antwoorden zijn gebaseerd op:
Tone of voice
Antwoorden passend bij de communicatie van PortugeseProducten.nl.
Bedrijfsregels
Antwoorden uitsluitend binnen goedgekeurde scenario's en beschikbare informatie.
Live context & data
Echte ordergegevens rechtstreeks uit WooCommerce.
Operationele procesflow
6 stappen van binnengekomen mail tot afhandeling
1E-mail komt binnen
Klant e-mailt naar support@portugeseproducten.nl
2Vraagtype herkend
NexReply analyseert de exacte intentie
3Actuele data opgehaald
Order- en klantdata uit WooCommerce
4Regels gecontroleerd
Bedrijfsregels en templates gecheckt
5Antwoord opgesteld
Foutloos opgesteld in tone of voice van het merk
6Verzonden of escalatie
✓ Automatisch verzonden
↗ Naar medewerker
Technologie
API-koppeling met WooCommerce
De echte kracht van NexReply zit in de naadloze integratie met de bestaande tech-stack van PortugeseProducten.nl. Zonder complexe implementatietrajecten is de software direct gekoppeld aan de WooCommerce database.
🛒
WooCommerce
Orderdata
Klantinfo
Bestelstatus
⚡
NexReply
AI Motor
📬
WooCommerce API
Tracking en bezorgstatus rechtstreeks beschikbaar via WooCommerce
Technisch review
Dankzij de API-gebaseerde service automatisering en koppeling met WooCommerce kunnen we veel sneller reageren. Alles staat direct klaar in het systeem NexReply.
Chris Martins de SousaEigenaar, PortugeseProducten.nl
WooCommerce API
✓Ordergegevens
✓Klantinformatie
✓Productdetails
✓Bestelstatus
WooCommerce
✓Websiteintegratie
✓E-mailintegratie
Onboarding
Implementatie: gecontroleerd en persoonlijk
NexReply automatiseert scenario's voor breuk, ontbrekende producten en verzendstatus en zet concepten klaar ter goedkeuring voor het team.
Onboarding Review
Zeker een aanrader. In het begin twijfelden we of de AI onze manier van antwoorden wel goed zou begrijpen, maar dat heeft ons echt verrast. De antwoorden sluiten perfect aan bij hoe wij communiceren.
Chris Martins de SousaEigenaar, PortugeseProducten.nl
Zelfs met begincontrole werd direct tijdwinst gerealiseerd.
Eindresultaat
Resultaten met NexReply
75% van repetitieve supportvragen geautomatiseerd
Visueel bewijs
Herhaalvragen geautomatiseerd
75%
Responstijd (was 2-3 werkdagen)
<24u
Tijdwinst per week
5-8u
Responstijd vergelijking
Van dagen naar minder dan 1 werkdag
Voorheen
Handmatig
Responstijd
2-3 werkdagen
Teamdruk
Inboxdruk hoog, maandagochtenden stressvol
Output
Mensen handmatig beantwoorden, meer kans op fouten
Nu
Met NexReply
Responstijd
<24u
Teamdruk
Lagere inboxdruk, meer rust in de supportstroom
Output
Consistente communicatie, sneller en correcter
Geen FTE-uitbreiding nodig
75% van repetitieve e-mails wordt direct beantwoord.
Lagere inboxdruk
Responstijd teruggebracht van 2-3 werkdagen naar 8-24 uur.
Meer tijd voor marketing
Minder administratieve last voor het compacte team.
Consistente communicatie
Antwoorden blijven aansluiten bij de manier van communiceren.
Marktpositie
NexReply vs. de markt
NexReply vs. de markt
Functie
NexReply
Freshdesk
Trengo
AI e-mailherkenning
Ja, met context
Beperkt (add-on)
Nee
Orderdata integratie
Real-time
Basis (App Store)
Alleen via API
Concept antwoord + goedkeuring
Ja
Beperkt
Niet gespecificeerd
Nederlandse taalondersteuning
Native NL
Beperkt
Ja
Wil je dit ook voor jouw webshop?
Plan vrijblijvend een demo en ontdek hoeveel supportvragen NexReply kan automatiseren.
Nederlands platform
Chris Martins de SousaEigenaar, PortugeseProducten.nl
75%
<24 uur
5-8 uur
Bezorgdagen & Verzendkosten
Track & Trace updates
Bestelling wijzigen of annuleren
Producten missend of beschadigd
Voorraad- en afhaalvragen
Tone of voice
Bedrijfsregels
Live context & data
Visueel bewijs
Geen FTE-uitbreiding nodig
Lagere inboxdruk
Meer tijd voor marketing
Consistente communicatie
