Naar inhoud
Nederlands platform 🛡️ AVG-compliant (GDPR) 🤝 Menselijke controle behouden ISO 27001 gecertificeerd ISO 9001 gecertificeerd
KlantcaseSolyx Energy · Energietechniek

Van twee dagen naar enkele uren: zo beantwoordt Solyx Energy klantvragen met NexReply

Solyx Energy bracht de gemiddelde responstijd van circa twee dagen terug naar enkele uren. NexReply helpt met productvragen, WooCommerce-ordergegevens en PostNL-verzendlabels.

Plan een persoonlijke demo Bekijk alle klantcases
Solyx Energy Nymo-product en twee teamleden bij het kantoor

Wauw, dit werkt zo veel beter en sneller dan Outlook!

Ruben BoasSolyx Energy
2 dagen → enkele uren

Responstijd

Gemiddelde responstijd volgens Solyx Energy, voor en na NexReply

26%

Klantvragen geautomatiseerd

Aandeel van alle klantvragen dat Solyx Energy als geautomatiseerd rapporteert

Enkele uren

Tijdwinst per week

Geschatte wekelijkse tijdwinst voor het team

Over de klant

Over Solyx Energy

Solyx Energy uit Nijkerk ontwikkelt de Nymo, een systeem dat overtollige zonne-energie omzet in warm water. Het team van zeven medewerkers verwerkt ongeveer 300 bestellingen per maand. Klantvragen komen naast verkoop, productontwikkeling en verzending bij hetzelfde compacte team terecht.

Visualisatie van een woning met zonnepanelen en de Solyx Energy Nymo

Het probleem

Steeds dezelfde productvragen, weinig tijd voor andere taken

Klanten stelden regelmatig vragen over de werking en toepassing van de Nymo. Voorheen zocht een medewerker de informatie op en schreef het antwoord handmatig. Dat kostte bij veel vragen vijf tot tien minuten. De gemiddelde responstijd liep volgens Solyx op tot circa twee dagen, terwijl het team ook verkoop en andere werkzaamheden moest verzorgen.

Veelvoorkomende klantvragen

  • Hoe werkt de Nymo?
  • Kan ik de Nymo in mijn situatie gebruiken?
  • Wat doe ik bij een terugkerend productprobleem?

De druk op een klein team

Herhaalde productvragen vroegen steeds opnieuw handmatig zoek- en schrijfwerk. Daardoor bleef minder tijd over voor verkoop en andere taken.

  • Vijf tot tien minuten handmatig werk per vraag
  • Gemiddeld circa twee dagen wachten op antwoord
5–10 minHandmatig werk per vraag vóór NexReply

De keuze

Eigen productkennis, met menselijke controle

Solyx wilde antwoorden baseren op de eigen kennisbank en eerder goedgekeurde antwoorden. Het team wilde concepten kunnen beoordelen voordat ze worden verzonden. Alleen geschikte standaardvragen mochten automatisch worden beantwoord. Zo blijft de inhoud beheersbaar zonder telkens vanaf nul te beginnen.

Voorheen

  • Productinformatie telkens handmatig opzoeken
  • Antwoorden per e-mail opnieuw schrijven
  • Lange wachttijd bij terugkerende vragen

Met NexReply

  • Concepten vanuit eigen kennisbank en eerdere antwoorden
  • Review door een medewerker waar nodig
  • Geschikte standaardvragen automatisch afhandelen

Wat Solyx belangrijk vond

  • Antwoorden volgens de eigen productkennis
  • Menselijke controle bij vragen die dat vragen
  • Snel verbeteringen kunnen doorvoeren

De aanpak

Van kennisbank tot verzendlabel in één werkproces

NexReply gebruikt de ingerichte productkennis, eerdere antwoorden en vaste werkwijzen om passende antwoordconcepten op te stellen. Met de AI-conceptknop kan het team ook bij afwijkende vragen sneller reageren. De WooCommerce-koppeling geeft ordercontext. Als aanvullende functie kan Solyx vanuit binnenkomende ordermails in de gekoppelde inbox verzendlabels aanmaken via het eigen PostNL-contract. Dat is geen automatische labelaanmaak voor iedere bestelling.

Ingerichte ondersteuning

Productvragen

Antwoordconcepten op basis van vastgelegde kennis over de Nymo.

Reviewmodus

Een medewerker controleert antwoorden als de vraag dat vraagt.

Standaardvragen

Geschikte terugkerende vragen kunnen automatisch worden beantwoord.

PostNL-verzendlabels

Vanuit ordermails kan het team een label via het eigen PostNL-contract genereren.

Waarop de antwoorden steunen

Eigen kennisbank

Productinformatie en vaste instructies van Solyx.

Eerdere antwoorden

Bestaande klantcommunicatie als bruikbare context.

Ordercontext

Relevante ordergegevens uit WooCommerce.

Operationele procesflow

Vijf stappen van vraag tot antwoord

Een medewerker blijft betrokken wanneer een vraag niet geschikt is voor automatische afhandeling.

  1. Vraag ontvangen

    De klant mailt over een product of bestelling.

  2. Concept opgesteld

    NexReply gebruikt de ingerichte kennis en eerdere antwoorden.

  3. Werkwijze toegepast

    Een bekend productprobleem volgt de vastgelegde instructie.

  4. Beoordeling

    Een medewerker controleert het concept, of een geschikte standaardvraag wordt automatisch afgehandeld.

    • Review of automatisch

  5. Antwoord verzonden

    Het antwoord gaat na controle of volgens de ingestelde regels naar de klant.

Technologie

WooCommerce, NexReply en PostNL

WooCommerce levert de relevante ordercontext voor klantvragen. NexReply combineert die met Solyx' kennis en werkwijzen. Voor binnenkomende ordermails in de gekoppelde inbox kan het team via een aparte add-on PostNL-verzendlabels genereren op het eigen contract.

  1. WooCommerce

    • Ordercontext

  2. NexReply

    • Kennisbank
    • Antwoordconcepten
    • Review

  3. PostNL

    • Verzendlabel via eigen contract

Aanvullende PostNL-functie

Een verzendlabel kan vanuit een ordermail worden aangemaakt. Niet iedere order krijgt automatisch een label.

WooCommerce

  • Relevante ordergegevens bij klantvragen

PostNL-add-on

  • Binnenkomende ordermail in de NexReply-inbox
  • Label genereren via Solyx' eigen PostNL-contract
  • Verzending verder voorbereiden

De invoering

Snel in gebruik bij het team

Solyx ervoer dat NexReply in korte tijd te implementeren was. Het team kon met eigen kennis, review en de aanvullende verzendfunctie in de bestaande werkwijze aan de slag.

NexReply is een tool die in korte tijd makkelijk implementeerbaar is en ons enorm heeft geholpen. Op deze manier til je de klantenservice en orderafhandeling naar een hoger niveau.

Ruben BoasSolyx Energy

De resultaten

Sneller antwoord en meer ruimte voor het team

Solyx rapporteert een gemiddelde responstijd van circa twee dagen vóór NexReply en enkele uren erna. Het team schat enkele uren per week te besparen. Van alle klantvragen wordt 26% geautomatiseerd; van de herhaalvragen wordt circa 40% automatisch beantwoord. Die percentages hebben verschillende noemers.

Resultaten volgens Solyx Energy

Van alle klantvragen geautomatiseerd
26%
Van de herhaalvragen automatisch beantwoord
Circa 40%

Responstijd voor en na NexReply

Solyx vergelijkt de gemiddelde tijd tot antwoord.

Voorheen

Gemiddelde responstijd
Circa 2 dagen
Werkwijze
Antwoord handmatig opzoeken en schrijven

Met NexReply

Gemiddelde responstijd
Enkele uren
Werkwijze
Concept of automatisch antwoord bij geschikte vragen

Minder repetitief werk

Terugkerende vragen hoeven minder vaak volledig handmatig te worden behandeld.

Meer tijd voor andere zaken

Solyx schat enkele uren per week voor het team vrij te maken.

Productkennis blijft leidend

Antwoorden komen uit de ingerichte kennisbank en werkwijzen.

Controle waar nodig

Medewerkers beoordelen vragen die niet automatisch afgehandeld worden.

De ervaring van Solyx

Meer tijd voor andere werkzaamheden

Het team kan sneller reageren en houdt meer ruimte over voor andere taken.

  • Sneller reageren op product- en ordervragen
  • Eigen kennis vastleggen en blijven verbeteren
  • Verzendlabels aanmaken vanuit passende ordermails

Wat het team vooral merkt

Solyx noemt de combinatie van een opgebouwde kennisbank en slimme AI-ondersteuning als reden dat de druk op de klantenservice afneemt.

De opbouw van de kennisdatabank in combinatie met de slimme inzet van AI ontlast onze klantenservice dermate dat er meer tijd overblijft voor andere zaken.

Ruben BoasSolyx Energy

Wil je klantvragen ook sneller beantwoorden?

Ontdek hoe NexReply jouw eigen kennis en ordergegevens kan inzetten, met menselijke controle waar dat nodig is.

Plan een persoonlijke demo Bekijk alle klantcases
Bekijk alle klantcases